¿Dónde acaba el trabajo del analista de negocio? ¿y del Project Manager?

¿Dónde acaba el trabajo del analista de negocio? ¿y el del Project Manager? ¿Cuáles son los límites entre ambos roles, imprescindibles en las organizaciones? Estas preguntas suelen generar confusiones hasta el punto que cuesta, en algunas organizaciones (especialmente en empresas pequeñas, incluso medianas), delimitar claramente los límites de cada disciplina y las responsabilidades asociadas. Además, frecuentemente una misma persona realiza las dos funciones. En este post intentamos definir las dos funciones y, si es posible, aclarar algunas dudas al respecto. En primer lugar, definamos los objetivos de ambas disciplinas, para entender mejor cómo ambos roles son diferentes, pero al mismo tiempo necesarios y complementarios.

Analista de negocio

El análisis de negocio es una disciplina cada vez más reconocida, desde la creación en 2003 del International Institute of Business Analysis y la publicación de la Guía del BABOK, actualmente en preparación de la tercera versión (ver post relacionado). Según la Guía del BABOK, “El rol del analista de negocio es entender y alinear las necesidades de los clientes con las soluciones entregadas por los expertos técnicos. Entre las actividades que realiza están entender los problemas y objetivos del negocio, concebir estrategias, impulsar el cambio y facilitar la colaboración de las partes interesadas”. Cada vez son más las organizaciones que están asumiendo el rol de analista de negocio, descrito en el BABOK: el analista es alguien que no sólo participa en proyectos, sino que es un consultor de la organización que propone y recomienda soluciones, y ejerce de puente, de conocimiento y comunicación, entre el negocio y las TI. Si representamos esta visión dentro de la gestión de los cambios organizacionales (ver figura siguiente) podemos entender que el análisis de negocio tiene, por lo tanto, una visión completa y continua de la evolución del negocio, desde la participación en la definición de los objetivos estratégicos, hasta la evaluación de los beneficios conseguidos.

Project Manager

Por otro lado, la dirección de proyectos se circunscribe a la construcción, evolución y traspaso controlados de las nuevas iniciativas de cambio hacia los entornos de operaciones (Business as usual) de la organización. La PMBOK® Guide (actualmente en su quinta edición, publicada por el Project Management Institute) define al Project Manager como “la persona asignada por la organización ejecutora para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto”. Además de la dirección de proyectos, cada vez más, las organizaciones son conscientes de la necesidad de gestionar y controlar que los beneficios resultantes de las iniciativas de cambio que se emprenden permitan conseguir los objetivos estratégicos definidos, y se hace necesario por lo tanto, disponer de niveles superiores de gestión: gestión de portfolios y gestión de programas. Estos niveles superiores de gestión permiten un control integrado de costes, recursos y riesgos entre iniciativas, y la garantía que sólo se iniciarán aquellas iniciativas que aporten valor real al negocio. El análisis de negocio permite, además, una mejor identificación de las iniciativas de cambio necesarias, una mejor estimación de beneficios y la comunicación directa entre negocio y TI durante todo el proceso hasta la obtención de los beneficios.

Similitudes

Pero estos dos roles, además, presentan algunas competencias solapadas. Listamos algunas de las principales:

• Business Case: Como herramienta de la organización para justificar la inversión en un proyecto, debe ser elaborado y analizado por el analista de negocio sobre la base de las diferentes aportaciones de los interesados. El Project Manager debe velar por el cumplimiento del Business Case en el proyecto y basarse en él para la elaboración del Acta de Constitución y el Plan de Proyecto. Metodologías como PRINCE2 le dan la responsabilidad de elaboración del Business Case del proyecto al Project Manager.

• Definición de alcance: En un proyecto encontramos dos tipos de alcance a definir: alcance del proyecto y alcance del producto o de la solución. Ambos alcances tienen que complementarse, el alcance del producto debe estar incluido dentro del alcance del proyecto. En primer lugar, el alcance del proyecto comprende la definición de todo el trabajo a realizar incluido en el proyecto, y es responsabilidad del Project Manager. El alcance del producto o solución comprende las características y funciones que describen un producto o solución (conjunto de requisitos), y es responsabilidad del analista de negocio. A pesar de ello, en la PMBOK® Guide se incluye la recopilación de requisitos como uno de los procesos de dirección de proyectos.

• Gestión de los interesados: Ambos roles comparten la función de identificación, comunicación y gestión de la implicación de los principales interesados del proyecto, potenciada en las últimas versiones de las PMBOK® Guide y del BABOK

• Perspectiva ágil: La apuesta por los métodos ágiles sigue vigente y cada vez más presente en las PMBOK® Guide y del BABOK. La capacidad de flexibilidad ante cambios, adaptación del alcance, la apuesta por aportar valor al negocio cuanto antes son habilidades compartidas para el analista de negocio y el Project Manager.

Por último, el PMI ha anunciado, este año, la creación de una nueva certificación PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA), sobre la cual escribimos un post anteriormente. La aparición de esta nueva certificación demuestra, de nuevo, la importancia mayor que está adquiriendo el análisis de negocio en el éxito de los proyectos.

Links de interés

Programa de Formación en Business Analysis Business Analysis: La clave del éxito de los proyectos