Beneficios de Kanban para servicios legales

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Lilian Mateu

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Acerca de Legal Kanban

Legal Kanban se refiere a la adaptación del Método Kanban al sector legal. Kanban nos aporta un nuevo enfoque de la gestión del trabajo y de la mejora de los servicios, promoviendo la agilidad empresarial, desarrollando organizaciones y equipos capaces de adaptarse a nuevos contextos y de responder rápidamente al cambio constante.  

En nuestro artículo qué es Legal Kanban te explicábamos cómo la implementación en el sector legal del Método, muy extendido en otros sectores y áreas de negocio, nos permite afrontar mejor la transformación digital de los servicios jurídicos, a través de un enfoque de gestión del cambio evolutiva. 

A través de la implementación de sistemas Kanban en los equipos y organizaciones del sector legal obtendremos beneficios de distinta índole, centrados principalmente en los siguientes ejes:

  • mejorar el bienestar profesional y la calidad del trabajo realizado 
  • mejorar la eficiencia de las operaciones legales 
  • mejorar la satisfacción del cliente  
  • optimizar los resultados económicos 

Por encima de todo objetivo, la base que perseguimos es institucionalizar una cultura de mejora continua, arraigada en las personas, que permita evolucionar en la madurez organizativa en un sector altamente tradicional. 

Legal Kanban persigue dotar a las organizaciones de una capacidad de transformación y adaptación necesaria para hacer frente y sobrevivir a los constantes cambios internos y externos. 

Debemos tener en cuenta que los beneficios que obtendremos al implementar Legal Kanban variarán en función de las motivaciones que tengamos y/o de los objetivos que persigamos. Los resultados estarán altamente condicionados por el nivel de madurez organizativa existente en cada momento, del liderazgo y del soporte ejecutivo. 

Podemos tener varias motivaciones para adoptar Kanban en un equipo legal de una empresa o en un despacho u organización de servicios jurídicos. Según el nivel al que queremos focalizar los resultados, obtendremos diferentes beneficios: 

  • En las personas y en los equipos  
  • En las operaciones y en los clientes  
  • En las organizaciones del sector legal 
servicios legales

Beneficios en las personas y en los equipos

Este primer enfoque tiende a ser interno. 

En primer lugar, al implementar Legal Kanban nos centramos en la búsqueda del bienestar profesional, de una organización del trabajo que sea sostenible para las personas y para los equipos legales, incrementando la calidad de trabajo y el orgullo profesional por el trabajo realizado. 

Retos

La gestión de una creciente demanda de servicios jurídicos mediante una organización caótica del trabajo, en estructuras muy jerarquizadas, con un constante cambio de prioridades, en un entorno de poca confianza y de mucho micro-management, en el que la información no fluye, en el que no se fomenta la creatividad ni el empoderamiento de las personas, conlleva problemas tales como una mala calidad del trabajo, el agotamiento del personal, la renuncia o abandono, una alta rotación, la falta de compromiso de los empleados y un entorno de trabajo estresante.  

Soluciones

Al diseñar e implementar sistemas de trabajo Kanban en los equipos legales buscamos solucionar estos problemas instaurando una gestión ordenada del flujo del trabajo, basada en:

La reducción de la sobrecarga del trabajo, equilibrando la demanda que nos llega de los clientes con la capacidad que tenemos para realizar el mismo.

La priorización del trabajo, mediante el diferimiento el compromiso en iniciar un trabajo, hasta que tengamos la seguridad de que el cliente quiere recibir la entrega, cuándo y cómo. 

En primer lugar, para conseguir no sobrecargar a los abogados y otros profesionales, visualizamos los proyectos y las tareas a realizar en un tablero kanban (físico u online) diseñado para equipos legales y fijando un límite de trabajo en curso (en inglés, Work in Progress o WIP) ya sea, por persona, tipo de trabajo, urgencia, fases, por equipo, etc.. que refleje una capacidad razonable.  

De esta forma impedimos eficazmente el crecimiento del trabajo en curso y así evitamos que se inicie un nuevo trabajo sin completar los que ya se están realizando o se abandone el trabajo inacabado. Al frenar la demanda de trabajo, se equilibra con el ritmo de finalización.  

A menudo, en los servicios jurídicos, los profesionales se quejan no sólo de la sobrecarga de trabajo, sino del constante cambio de prioridades. Constantemente, el nuevo trabajo que se solicita es aparentemente más importante que el trabajo en curso y las prioridades vuelven a cambiar más tarde y se inicia aún más trabajo nuevo. 

Introducir un sistema kanban nos permite, en segundo lugar, aplazar el compromiso de inicio de un trabajo. Limitando la cantidad de trabajo en curso, nos obligamos a priorizar y ello permite que empecemos a trabajar cuando estamos seguros de lo que el cliente realmente quiere y estos preparados para producir y entregar. Al poder aplazar el compromiso tanto como sea razonablemente posible, nos permite elegir otro trabajo que puede ser más urgente.  

Resultados

Implementar kanban obliga a centrar el debate en cómo seleccionar los elementos de trabajo en los que nos vamos a focalizar para lograr una mayor eficiencia.   

Una mayor focalización en el trabajo que se está realizando conlleva la reducción del multitasking (y los costes asociados al mismo), y redunda en que las personas ven reconocido su trabajo. Se observa una mejora en el orgullo por el trabajo realizado, más motivación, más responsabilidad, más desarrollo personal y mayor satisfacción. 

La gestión ordenada del trabajo y una mayor focalización mejora la calidad del trabajo. En ello también influye la mayor transparencia que se consigue mediante la visualización del trabajo y la creación de sistemas Kanban. Un acceso más directo y constante a toda la información por parte de todos permite lograr una mejor comprensión de las necesidades del cliente y una alineación en el trabajo como equipo. 

Por lo tanto, con Legal Kanban se consigue reducir la sobrecarga y aplazar el compromiso, lo cual permite las personas se centren en uno o pocos trabajos a la vez, se reduce el estrés y la calidad del trabajo suele mejorar. Los individuos pueden lograr un equilibrio entre trabajo y vida personal, y esto debería permitirles seguir trabajando a un ritmo constante produciendo trabajo de alta calidad indefinidamente.  

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Beneficios en las operaciones y en los clientes

Este enfoque es hacia el exterior, más altruista y orientado a un propósito.  

El objetivo al adoptar Legal Kanban, en un segundo nivel es cumplir las expectativas de nuestros clientes mediante una prestación de servicios adecuada a sus necesidades, mejorando nuestros procesos y sistemas operacionales, las llamadas “operaciones legales”. 

Cuando se dirige una empresa de servicios jurídicos o un departamento legal, es esencial poner en el centro al cliente y pensar en términos de servicios, de principio a fin, ver a la organización como un sistema y no como una jerarquía de personas que cada una realiza un trabajo aislado. 

Retos

La implementación de una visión sistémica de los servicios jurídicos consigue sacar rápidamente a la luz los problemas que impiden mantener un óptimo flujo de trabajo y que perjudican la calidad y el rendimiento económico de un servicio.  

Al proporcionar visibilidad sobre los problemas de calidad y del proceso, se hace evidente el impacto de los defectos y el retrabajo, los cuellos de botella, las dependencias, los trabajos sin valor añadido, la variabilidad en los procesos y los costes de transacción y coordinación del trabajo. 

Los sistemas Kanban desafían a los equipos y organizaciones a centrarse en resolver esos problemas para mantener un flujo constante de trabajo con en fin de prestar el mejor servicio.  

Soluciones

Como hemos apuntado, el simple hecho de limitar el trabajo en curso (reduciendo el switching) permite una mayor ordenación y un mayor control del trabajo, fomentando una mayor calidad, pero también implica un mayor rendimiento del flujo del trabajo (más velocidad). 

La combinación de un mayor flujo y una mejor calidad ayuda a acortar los plazos de entrega y a mejorar la previsibilidad y el cumplimiento de las fechas de entrega. A su vez, logramos una reducción significativa en la variabilidad en el proceso de trabajo, a pesar de que la estandarización del servicio legal es mucho más complicada y menos aceptada que en las industrias de producción de productos.  

Al recopilar datos sobre los tiempos de finalización de las actividades, es posible obtener patrones para mejorar la previsibilidad de la duración de un trabajo. De esta forma, podemos tomar decisiones más fiables y podemos generar más confianza, al poder comprometernos y dar una respuesta ágil, rápida y adaptada a las diferentes demandas. 

La eliminación del trabajo que no aporta valor, es un objetivo de nivel superior relacionado con la rentabilidad económica del negocio. Dado que en la prestación diaria del servicio jurídico hay un sinfín de actividades que podrían ser consideradas y etiquetadas como sin valor real, desarrolladas en su mayoría por directivos, no son muy fáciles de erradicar. 

Resultados

La visibilidad de los procesos y de los problemas que nos surgen, junto con aplicación de las técnicas de limitación del trabajo que realizamos simultáneamente, nos porta un alto grado de control del trabajo y nos permite trackear todas las tareas con el objetivo de que no se escape ningún plazo y podamos cumplir con los compromisos asumidos con los clientes.  

Podemos anticipar y mejorar la gestión de impedimentos y cuellos de botella, reduciendo costes, a la vez que limitaremos los errores y obtendremos mayor velocidad. 

Se ha demostrado que los sistemas Kanban mejoran la productividad y la calidad, al tiempo que acortan los tiempos de entrega y mejoran la puntualidad.  

Al establecer una frecuencia de entrega regular del trabajo comprometido y cumplirla sistemáticamente, se genera una mayor confianza en los clientes y a lo largo de todo el flujo de trabajo, incluidos otros departamentos, proveedores externos y socios dependientes.  

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Beneficios en las organizaciones del sector legal

Este tercer nivel, tiene un enfoque de futuro.  

A menudo encontramos que la motivación por aplicar Kanban en las empresas del sector legal parte de la misión de preservar y dar continuidad al negocio para generaciones futuras que asumen los gestores profesionales que lo promueven y lideran. 

El deseo es gestionar adecuadamente la transformación necesaria para crear una organización más innovadora, con una cultura más liberal, que esté dispuesta a y preparada para asumir riesgos y que reconozca que el cambio y la modernización son esenciales para la supervivencia. 

Retos

Toda gestión del cambio precisa de un liderazgo y de un enfoque evolutivo e incremental que requiere dotar a la organización de un ADN, de una cultura organizacional, que le ayude a evolucionar y seguir siendo competitiva en un mundo que cambia rápidamente, en lugar de implementar un cambio drástico, diseñado y gestionado. 

Nos encontramos aquí con la inevitable resistencia al cambio que se produce cuando los profesionales vemos amenazada nuestra identidad, estatus social, competencia, dignidad o el nivel de respeto que inspiramos cuando se proponen cambios en los procesos y las formas de trabajar. 

Soluciones

Al exponer los problemas, centrar a la organización en su resolución y eliminar sus efectos futuros, se facilita la aparición de una organización altamente colaborativa, de gran confianza, altamente empoderada y en mejora continua. La adopción del Método Kanban en contribuye enormemente a la evolución cultural de las organizaciones de servicios jurídicos.

La capacidad para eliminar la sobrecarga de trabajo, controlar los efectos de la variabilidad en el flujo de trabajo y gestionar el riesgo mediante los beneficios del compromiso diferido y los cambios que fuerza al replantear la forma de seleccionar el trabajo, asignando mejor el capital mejora el funcionamiento de una empresa. 

Definiendo objetivos, haciendo pequeños cambios continuamente, cometiendo errores y aceptando el fracaso, utilizando los datos empíricos que recogemos y evaluando los resultados, logramos estabilizar y estandarizar procesos y lograr un cambio evolutivo e incremental en la madurez organizacional y empresarial. 

Esto por sí solo constituye un argumento de peso para su adopción. Sin embargo, con Legal Kanban tenemos además un instrumento para impulsar la mejora continua, promoviendo y logrando el empoderamiento de abogados y otros profesionales

Resultados

Hay pruebas de que Kanban es un catalizador fundamental para el surgimiento de una empresa más ágil y flexible, ya que instala una capacidad evolutiva que, a medida que madura, permite a una empresa moverse con rapidez, pivotar y maniobrar a medida que cambian los mercados y las condiciones económicas fluyen y retroceden.    

La implementación práctica del Método Kanban en el sector legal en todas sus dimensiones no solo mejora la prestación de servicios legales, sino que también gestiona el cambio hacia la agilidad empresarial. 

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Sacando partido de Legal Kanban

En un mundo en constante cambio, donde la agilidad y la adaptabilidad son más que nunca esenciales, Legal Kanban se presenta como una solución transformadora para los equipos y organizaciones del sector legal. 

Implementar sistemas Kanban precisa de una visión holística de los servicios que ofrece la organización a sus clientes y de cómo se estructura la organización, ofrece innumerables beneficios desde el primer momento de su adopción y, a largo plazo, nos facilita la adopción en el ADN de una cultura de mejora continua.  

Netmind ofrece formación en Kanban desde hace más de 10 años y es Partner de la Kanban University desde 2018. Como líderes en formación y asesoramiento en agilidad empresarial dirigido a organizaciones del sector legal, somos la primera empresa en proporcionar formación certificada y coaching en Legal Kanban tanto en castellano como en inglés.  

Si trabajas en una organización del sector legal, o si cuentas con un equipo legal en tu empresa, no dudes en contactar con nosotros. Implantar Legal Kanban os puede ayudar a dar el siguiente paso en la madurez de vuestra organización, mejorando vuestra capacidad de transformación y adaptación a los cambios continuos, facilitando el camino hacia la agilidad empresarial. 

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