Cómo aumentar tu rendimiento teletrabajando – Entrevista al equipo de Netmind USA

La tendencia de los últimos años, acrecentada por la crisis global del COVID-19, nos sitúa a todos en un nuevo contexto: el teletrabajo. Si bien muchos de nosotros hemos podido teletrabajar en días puntuales, convertirlo en una rutina y mantener el ritmo de trabajo no es tarea fácil.

Para esta entrevista, el equipo de Netmind USA, quienes llevan años de experiencia trabajando en remoto, nos develan de primera mano cómo es esta nueva realidad y qué consejos deberíamos tener en cuenta para aumentar el rendimiento en nuestro día a día.

¿Cómo empiezas tu día trabajando desde casa?

Encuentro que trabajo mejor cuando tengo una rutina que seguir. Normalmente me levanto y voy al gimnasio antes de trabajar para empezar el día con una actividad positiva. También me ayuda a concentrarme a lo largo del día sabiendo que ya he “marcado” esa casilla. Estar confinado en casa hace que esta parte de mi día sea un poco diferente. Afortunadamente, mi gimnasio ha empezado a ofrecer clases a través de Facebook Live, así que aunque esté en casa puedo empezar bien el día. ¡He visto que muchos gimnasios ofrecen programas similares!

Cuando vuelvo del gimnasio, me ducho y me pongo ropa de trabajo. Esto me ayuda a tener la mentalidad correcta. Trabajar en pijama y no estar presentable puede llevar fácilmente a un día menos productivo… ¡y nunca sabes cuando te van a decir de hacer una videollamada de última hora!

Una vez que me siento a trabajar, empiezo con el café y la revisión del correo electrónico. Las primeras cosas en las que suelo trabajar son cosas fáciles a las que puedo responder para que nadie me espere. Como estamos ubicados en diferentes países, también tengo reuniones con nuestras oficinas en España por las mañanas, por la tarde suelo centrarme en proyectos de USA.

Pensé que trabajar desde casa iba a ser difícil cuando empecé, pero descubrí que no lo era en absoluto. También me sorprendió encontrar que creo que soy más productiva que si estuviera en una oficina – normalmente no tengo muchas interrupciones. También tengo una lista de cosas por hacer que es eterna, así que me mantengo ocupada.

¿Utilizáis algún tipo de reuniones weekly, stand ups, startday, etc.?

Tenemos varias reuniones programadas a lo largo de la semana que proporcionan estructura y obligan a todo el equipo a comunicar sobre nuestro trabajo. Como no estoy en la oficina para escuchar a mis compañeros, esto me ayuda a ser consciente de las cosas que salen y que de otra manera absorbería si estuviera en una oficina.

¿Cuáles son las principales recomendaciones/consejos que le darías a alguien que tiene que empezar a teletrabajar?

• Tener una rutina.
• Levántate y camina si no estás concentrado. ¡Una de nuestras formadoras incluso tiene una cinta de correr con una mesa  (“treadmill desk”) para ayudarla a concentrarse!
• Tener un espacio dedicado al trabajo. Sé que no todo el mundo tendrá esta opción, pero tener un espacio de oficina permanente no sólo ayuda a tener un buen estado de ánimo para el trabajo, sino también para desconectar del trabajo una vez que termine el día.
• Recoger la casa antes de irse a la cama o por la mañana antes de empezar a trabajar. Hacer las tareas del hogar antes del trabajo eleva cualquier sentimiento persistente de que hay que hacer algo en la casa.
• La luz natural – ¡La luz del sol puede tener efectos extremadamente positivos! Y abre una ventana si puedes. 😉
• Iluminación adecuada. Asegúrate de que la pantalla de tu ordenador no brille y que la luz no sea demasiado intensa.

¿Cómo te organizas con tu departamento?

A pesar de que tenemos reuniones periódicas durante la semana, también estamos constantemente hablando – por lo general, chateamos a través de los equipos de Mircrosoft, pero también hemos utilizado Skype y Sococo en el pasado.

También es importante tener un almacenamiento central de todos documentos.

¿Cómo gestionas un proyecto virtual con diferentes equipos de tu país (o de España en tu caso)?

Utilizo mucho Planner para organizar (Asana, Trello y Basecamp también son muy útiles). Tener una forma organizada de trabajar es clave. Además, la comunicación debe ser una prioridad. Aunque no veamos a nadie físicamente, es importante que trabajemos juntos como un equipo. Esto no es realmente difícil siempre y cuando que hagas que hablar con los miembros de tu equipo sea algo habitual.

Para nuestro equipo específicamente, creo que nuestra diferencia horaria de 6 horas es útil. Me ayuda a estructurar el día para saber que tareas relacionadas con España tengo que hacer por la mañana, ya que su día termina en mi almuerzo!

¿Cómo mantienes el “mood” de trabajo durante la jornada laboral?

O bien hablo con alguien en la oficina, doy un paseo por la casa/fuera, o cambio lo que estoy trabajando. Mi trabajo suele fluctuar entre las cosas en las que realmente tengo que pensar y el trabajo más orientado a las tareas. Asumiendo que no hay nada con una fecha límite inmediata, trabajaré en las cosas en las que estoy me siento mejor haciendo.

También he descubierto que tener a mis perros cerca ayuda, hablo con ellos todo el tiempo.

¿Cómo lo haces cuando estás en un momento de estrés?

Me levanto, camino, salgo a fuera un minuto y como algo. También suelo ponerme en contacto con otros en la oficina si hay algo en lo que podamos trabajar juntos.

¿Qué materiales físicos o virtuales utilizas para organizarte mejor y planificarte con tu equipo?

Los equipos de Microsoft son nuestra principal forma de comunicación. También usamos Planner, Sharepoint y Dropbox. Además uso algunas herramientas físicas, como un calendario de papel con post-its del “content calendar” para poder planear mejor. Siempre está a la vista, y tengo un tablero físico de Kanban con tareas de trabajo y personales.

¿Cómo se organiza una reunión virtual? (Materiales previos, agenda, objetivos, etc.)

La mayoría de mis reuniones no son muy formales, así que no tengo que preparar muchos materiales avanzados. Sin embargo, tenemos una “Happy Meeting Box Template” en nuestra página web para ayudarte a preparar una agenda. Puede ser copiada y pegada en la misma invitación e incluye información imprescindible para la reunión.

¿Tienes alguna sugerencia sobre cómo interrumpir a alguien? ¿Encontraste huecos para hacerlo?

De hecho, hablamos de esto la semana pasada en una reunión con el equipo de USA. Como muchos de nosotros tenemos un trabajo que requiere que tengamos tiempo para concentrarlos, revisamos cómo podemos comunicarnos con los demás de manera que no nos estemos interrumpiendo o comuniquemos adecuadamente que algo puede esperar. Hicimos un acuerdo de trabajo que revisaba cuándo era adecuado usar cada herramienta de comunicación: