Set it and forget it: La importancia de incorporar Check-Ins frecuentes a nuestros ciclos de OKR

La trampa del definir y olvidar (Set it and forget it) suele ser uno de los problemas más frecuentes a los que se enfrenta el éxito de la implementación de un programa de OKRs dentro de una organización. Los OKR no deberían olvidarse una vez establecidos y para esto, los Check-Ins periódicos son cruciales para monitorear el progreso, discutir los obstáculos y la confianza que tenemos para alcanzar los objetivos propuestos. Esto mantiene al equipo alineado y adaptable a los cambios, también contribuye con el aprendizaje, ya que entenderemos cuál es el comportamiento de nuestros OKRs, pudiendo predecirlo y consecuentemente podremos ajustar las estrategias según sea necesario. 

La mayoría de los equipos revisan los objetivos en retrospectiva para ver si han tenido éxito. Normalmente cuando ya es muy tarde para tomar alguna acción al respecto. Una de las causas más comunes es que no incluyen dentro de su ciclo de OKRs los Check-Ins necesarios para poder monitorear el progreso. Pero, ¿Qué es un Check-in? 

En resumen. 

Los Check-ins son una serie de eventos dentro del ciclo de OKRs que forman parte de un conjunto de buenas prácticas. Generalmente con una duración breve, de hasta 30 minutos, cada semana o dos semanas, en donde el equipo puede sincronizar sus percepciones acerca de la evolución de sus OKRs, pudiendo acordar y priorizar aquellas acciones necesarias para poder alcanzarlos. 

Durante la preparación para el check-in, se debería actualizar el progreso hacia el Key Result correspondiente, así como también, cada miembro del equipo debería tener presente un concepto muy importante, la confianza. Hablaremos de estos dos aspectos a continuación: 

La medición del progreso en los Key Results

Está claro que, idealmente, los Objetivos y Resultados Clave (OKR) ayudan a expresar lo que desea lograr, en lugar de solo enumerar lo que desea hacer. A esto le llamamos poner foco en el outcome, no en el output, pero para esto es importante entender cómo estamos acercándonos hacia esas metas. Medir frecuentemente el progreso hacia esos outcomes, nos ayuda a orientarnos en la posición en la que estamos, permitiéndonos ajustar con diferentes acciones, el foco en lo que nos hemos propuesto. 

Normalmente, dentro de lo que es el ciclo de OKRs, los equipos necesitan poder medir una serie de veces para poder entender su progreso y predecir su comportamiento. Es importante tener en cuenta la frecuencia en la que se podrá disponer de estos datos y, por más que se piensa que a veces esto pueda llegar a ser algo simple, he visto que muchas veces los equipos tienden a definir métricas que no pueden obtener, o que definen indicadores que reaccionan tardíamente. Pero, ¿por qué? y, ¿qué pasaría cuando no se puede obtener una métrica directa del progreso durante el ciclo? Después de todo, trabajar con OKRs consiste en aprender e iterar. Ese tipo de iteración continua y corrección de rumbo requiere pensar acciones que lleven hacia un el Objetivo definido, para esto, he visto que es de utilidad entender el concepto de indicadores tempranos (o ‘Leading Indicators’) e indicadores rezagados (o ‘Lagging Indicators’). ¿Ya has oído estos conceptos? Puedes hacerlo en el artículo de Leading y Lagging indicators de Ana Aranda.

Otro punto importante a tener en cuenta, es que los equipos, a menudo se dan cuenta de que sus objetivos pueden ser importantes a nivel empresarial, pero es posible que no “muevan la aguja” para crear un impacto real. Desafortunadamente, el ritmo al que cambian estos objetivos crea un retraso en la forma en que los equipos pueden recibir y actuar en función del comportamiento y el impacto de su trabajo. Esto significa que, cuando métricas como “ingresos de la empresa” o “crecimiento de usuarios” hayan cambiado significativamente, no podrán vincular estos Lagging Indicators a ninguno de sus esfuerzos anteriores y, probablemente el equipo ya estará trabajando en la siguiente iniciativa. 

Sin embargo, hay muchas métricas en las que un equipo puede influir más directamente. Al menos en teoría. Para ajustar las acciones en función del progreso medido continuamente, los equipos necesitan métricas que los lleven a crear y medir el éxito. Por eso se les llama Leading Indicators. 

Los Leading Indicators le permiten predecir el futuro. Son difíciles de crear pero valen la pena por su valor predictivo. Es importante que valoremos, al momento de definir un Key Result, la reactividad de la métrica, pensando en si esta nos permitirá entender el comportamiento y tomar decisiones al respecto durante el ciclo de OKRs y no luego. 

La incorporación de la confianza en los Key Results

La Confianza es otra variable clave para generar una visión compartida de lo que se espera de un OKR. Esta variable permite ayudar a que los equipos prioricen sus conversaciones en los Check-Ins, dependiendo de su progreso y cuán confiados están en llegar a su objetivo al finalizar el ciclo. 

Cuando hablamos de confianza, directamente nos preguntamos, ¿Cuán seguros estamos de llegar a nuestro Objetivo para el final del ciclo? Y cuando hablamos de seguridad, podemos medirla de diferentes maneras, pero probablemente una de las más simples es tener una escala de 3 puntos, como por ejemplo Alta/Media/Baja. 

Consejos para llevar un Check-In de forma exitosa

Teniendo el progreso y la confianza, para cada KR, antes de nuestros Check-Ins nos garantizará que podamos llevar este de forma exitosa, y para ello es importante que entendamos que no queremos que estos sean como cualquier otra reunión. Para esto te dejaré algunos consejos a tener en cuenta: 

Mantenlos cortos: Es muy importante que estas reuniones no se extiendan a más de 30 minutos. Esto ayudará a mantener la motivación y que las personas hablen exclusivamente de lo importante. 

No dejes que se conviertan en una tertulia: Debemos intentar mantener las conversaciones centradas en los resultados y las soluciones para los problemas/bloqueos, no en el trabajo realizado. Muchas personas suelen traer a los Check-Ins la larga lista de tareas que hicieron, tengamos en cuenta que este no es el foco de esta reunión. 

Céntrate primero en las excepciones: Como “excepciones” me refiero a aquellos KRs que puede que no estén yendo de acuerdo a lo que esperamos. Utilizando los datos de confianza y progreso, aquellos indicadores cuya confianza es baja, deberían ser una prioridad en la agenda, y como segundo punto deberíamos centrarnos en aquellos cuya confianza es alta pero su progreso es bajo. 

Recalca los éxitos: Es importante que esta reunión no quede sólo en los desafíos, asegúrate de destacar aquellos éxitos para mantener al equipo motivado. 

Repasar las prioridades para la próxima semana/2 semanas: Cada miembro del equipo compartirá en qué se enfocará hasta el próximo check-in. 

Registra en la herramienta de OKRs los aprendizajes que hayan surgido y las acciones definidas: Para evitar que el equipo olvide lo conversado y pueda mantener foco en las decisiones a las que han arribado.  

Estos puntos ayudarán a que tus OKRs no caigan en la trampa del olvido, y mantendrán al equipo enfocado en lo importante. 

Seguiremos publicando artículos sobre este tema tan apasionante y que tantas organizaciones están utilizando exitosamente para poder definir, comunicar y lograr sus metas. 

Para profundizar aún más, los invitamos a estar atentos a estas próximas publicaciones y a echarle un vistazo a nuestro Knowledge Center, donde podrán encontrar la entrevista Definir OKRs con Rodigo Ryan, y los artículos OKRs: ¿Qué son? y… ¿Por qué ahora? de Rodrigo Ryan y Alineamiento y foco de los Objetivos con OKRs de Alonso Álvarez.