La colaboración es uno de los elementos clave en las transformaciones de las organizaciones. Seguramente la técnica más efectiva para conseguir colaboración, consenso y alineamiento entre diferentes puntos de vista es el workshop o sesión de facilitación (Agile Remote Facilitation). En entornos de agilidad, por ejemplo, utilizamos la facilitación de manera habitual en dailies, reviews, retrospectivas, sesiones de inception o ideación de producto, priorización de backlog, etc. Sin embargo, en este periodo de COVID-19, en muchas organizaciones hemos tenido que aprender a facilitar, a conseguir colaboración, en equipos que no están juntos presencialmente, acelerando la tendencia al trabajo remoto de los últimos años. En la infografía que os presentamos, resumimos estos aprendizajes, recogiendo los contenidos de nuestro curso Agile Remote Facilitation, y mostrando los ejes principales a tener en cuenta a la hora de facilitar con éxito un workshop en remoto. Veréis que está estructurada en base a las preguntas más importantes que debemos hacernos: ¿por qué?, ¿quién?, ¿qué? y ¿cómo?

¿Por qué?

Hay muchos beneficios derivados de trabajar y colaborar en remoto, teniendo en cuenta además que, más allá de COVID-19, la realidad de muchas empresas es que están distribuidas geográficamente o tienen un alcance global, con lo que la facilitación en remoto se hace imprescindible. Aún así, hay también varios obstáculos o retos a superar en este tipo de entornos, diferentes de los que encontramos en presencial, que conviene considerar a la hora de afrontar la facilitación remota.

¿Quién?

Siempre hay tres grandes roles en un workshop. El owner o sponsor que es quien tiene la necesidad o necesita el resultado. Los participantes que son los que construirán los resultados del workshop. Y el rol de facilitador que es quién garantiza que el proceso se realiza de la manera más eficaz posible.

¿Qué?

El proceso principal se estructura en tres grandes fases, sobre las que vamos a trabajar de manera iterativa, poniendo especial foco (más en entorno remoto) en la preparación y el diseño de la sesión.

• La primera fase es el análisis de viabilidad de la sesión. Hasta qué punto la mejor manera de conseguir el resultado deseado es una sesión de facilitación. Para ello evaluamos la necesidad a satisfacer, potenciales participantes, los riesgos (tecnológicos o de engagement, por ejemplo) y la adecuación de la sesión, donde debemos considerar el tamaño del grupo, si necesitamos interacción síncrona o asíncrona, y el trabajo a realizar (hay cosas que en grupo se hacen mejor: priorizar, tomar decisiones, generar ideas…).
• La segunda, es la planificación y el diseño de la sesión, donde definimos los resultados esperados, las actividades y dinámicas necesarias para conseguirlos, y el timing de la sesión, así como los backups que habilitaremos en caso de dificultades (principalmente técnicas).
• Finalmente, la tercera fase es realizar la sesión. Donde, como facilitadores, tenemos que saber generar un entorno seguro y productivo entre los participantes (el modelo SCARF nos ayuda a conseguirlo), y aplicar facilitación reactiva (adaptarnos con flexibilidad a lo que va sucediendo).

¿Cómo?

Finalmente, en el “¿Cómo?”, hablamos de las técnicas principales aplicar en un workshop (brainstorming, visualización y generar consenso), y enumeramos los grupos principales de herramientas que debemos incluir, así como los principales aspectos a considerar a la hora de decantarnos por unas u otras.

Infografía: Agile Remote Facilitation

Todo eso es lo que hemos intentado incluir en esta infografía que tenéis a vuestra disposición para descarga. ¡Esperamos que os guste!

Rellena el formúlario para descargar la Infografía Agile Remote Facilitation HD