Management 3.0: Lottery factor y la matriz de competencias

En el 2017, alrededor del 82% de los residentes en España mayores de 18 años jugó a algún juego de azar, ¿deberíamos considerar que toque la lotería a miembros de nuestro equipo, es un factor de riesgo para el proyecto? Esto es lo que se conoce como el “lottery factor”: es un concepto que representa al número de miembros del proyecto, departamento o equipo que en caso de tocarles la lotería (y ya no volvieran a trabajar) pondrían en riesgo el futuro del proyecto.

Este riesgo, aunque parezca poco probable, nos debería hacer pensar sobre la distribución del conocimiento, o como gestionamos la falta de conocimiento compartido en un equipo. ¿Cuánto de imprescindible es una persona para el proyecto, debido a que solo esa persona tiene cierto conocimiento? El “factor lotería” se ve representado de muchas maneras:

• Con gente que se va de vacaciones con el ordenador porque nadie más sabe cómo hacer cierta operación.
• Temas parados durante la ausencia (por enfermedad) de un miembro del equipo.
• Otros miles de ejemplos sobre como el conocimiento no es un patrimonio compartido dentro del equipo.

¿Qué podemos hacer para solucionar estas situaciones y mejorar la gestión de los miembros del equipo ?

Hay una herramienta que se propone desde Management 3.0 que puede ayudarnos a una mejor gestión de los miembros del equipo (de sus conocimientos): la matriz de competencias.
La matriz de competencias es una herramienta muy visual y fácil de usar que nos ayudará en la gestión del talento y conocimiento.

El trabajo de preparación para el desarrollo de competencias empieza identificando brechas tanto en nuestra experiencia profesional individual como en la experiencia dentro de nuestro equipo.

Primero, necesitamos identificar los objetivos. Luego, debemos trabajar con el equipo para identificar cuáles son las competencias necesarias y planificar cómo satisfacer estas necesidades con éxito. Empecemos por categorizar “¿En qué somos buenos?” Se proponen las siguientes posiciones o perfiles:

• Experto: Puedo enseñarlo (Verde)
• Practicante: Puedo hacerlo (Amarillo)
• Novato: ¿Qué es esto? (Rojo)

Es de utilidad crear 4 matrices o separar las competencias dentro de la misma matriz en estos cuatro grupos: Tópicos o materias, Herramientas y tecnologías, Procesos y prácticas, Habilidades blandas.

Ejemplos prácticos

Una vez creada la lista de competencias, debemos identificar en qué áreas necesitamos tener competencias para llevar a cabo cierto proyecto con éxito y cuantas categorías de cada una (experto, practicante, novato) en cada área.

Finalmente, completamos la Matriz de Competencia del Equipo, identificando la contribución potencial de cada individuo. Como resultado nos permitirá identifica los aspectos a mejorar o donde hay deficiencias.

La creación de la Matriz de Competencia del Equipo está destinada a ser una actividad grupal, que nos permite junto a nuestros compañeros de equipo la oportunidad de auto organizarnos a través de una comunicación abierta de objetivos y necesidades. También la puede hacer el líder o manager del equipo bajo su criterio, aunque en este caso los miembros del equipo no son conscientes ni se evalúan a ellos mismos.

Es una herramienta dinámica, ya que con el tiempo pueden cambiar las competencias necesarias o que se produzca una repriorización. También sucede que con el tiempo, el equipo desarrolla competencias o mejora las ya presentes. Éstas deberían reflejar en la Matriz del equipo.

Esta herramienta tiene otros usos muy potentes, tales como:

• Planificar las competencias necesarias para llevar a término con éxito un proyecto antes de iniciarlo. Esto también nos puede servir para identificar los perfiles necesarios, que al cotejarlos con las competencias de los miembros del equipo nos guiarán hacia cuales deberían ser las siguientes acciones: planes de formación o de contratación.
• Crear planes de capacitación/formación para los miembros del equipo de manera que puedan mejorar sus competencias alineados hacia las competencias necesarias para el equipo. En una formación un alumno vio en esta herramienta el elemento que necesitaba para arrojar transparencia en el plan de mejora del equipo pues permite establecer un objetivo, el estado actual y un estado objetivo.

El título original podría ser “Bus factor” en vez de “lottery factor”, ya que era el nombre original con que yo conocía este riesgo en la gestión de proyectos. El “bus factor” se define como la cantidad de personas que debería atropellar un autobús para poner en peligro la empresa. El título se ha modificado, porque nos gusta mucho más un enfoque positivo del factor lotería.

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