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Aprendizajes para el trabajo en equipo

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Patricia Parreira

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Co-autor Nestor Ramos

A pocos días de la conclusión de nuestro proyecto, el equipo que lo desarrollamos nos reunimos para realizar un post mortem, analizando desde los inicios del proyecto hace varios años hasta el día en que concluyó. En esta sesión recordamos los cambios en el proyecto, la evolución del equipo, los acontecimientos que hemos disfrutado y los que han dolido. 

Comenzamos siendo un equipo pequeño y llegamos a triplicar el tamaño. Al principio nos movíamos por intuición, pero con el paso del tiempo fuimos alcanzando una madurez que nos ha convertido, en algunos aspectos, en referentes para nuestra empresa en herramientas de gestión, métodos de trabajo y de facilitación. 

Con el objetivo de que otros puedan beneficiarse de nuestra experiencia y aplicar estos conocimientos en futuros proyectos, redactamos este artículo donde compartimos nuestra evolución y aprendizajes. 

1. Un buen marco de trabajo salva vidas:

Tras un primer período de cumplir deadlines, de cambios constantes en las prioridades, de una clara sobrecarga de trabajo y de desarrollar tareas poco refinadas se hizo evidente que nuestra forma de trabajar no estaba funcionando. Así que decidimos agilizarnos.  Comenzamos implementando Kanban y, al cabo de unos meses, pasamos a Scrum por las virtudes de sus eventos. Poco después iteramos y lo adaptamos a nuestras necesidades particulares. 

Por supuesto para ello tuvimos que alinearnos con nuestro cliente, ya que un cambio así iba a suponer no solo un cambio en cómo nos relacionábamos con él sino un periodo de adaptación y aprendizaje por nuestra parte. Para este cambio en la forma de trabajar nos alineamos con nuestro cliente, ya que supondría no sólo una nueva forma de colaborar sino también invertir tiempo en adaptarnos y aprender. 

Por qué apostar por un marco de trabajo ágil de verdad:

Apenas pasó tiempo tras implantar Scrum que ya empezamos a notar mejoría en nuestro flujo de trabajo. Nos organizábamos mejor el día a día, entendíamos mejor lo que estaba pasando y respirábamos más tranquilos. Acostumbrarnos a ver el tablón del sprint diariamente en Jira hizo que generásemos más confianza dentro del equipo y en cómo iban a salir las cosas. Por otra parte, hablar en términos de prioridades y objetivos del sprint fomentó en gran medida la colaboración, y con el DoD visible rara vez tuvimos que retomar una tarea antigua, ahorrando tiempo y esfuerzo.  

Por qué tener un Scrum Master:

Al oficializar el rol y darle espacio de acción pudimos adaptarnos a esta nueva forma de trabajar de forma más rápida y eficaz, ya que en el equipo había una persona que velaba continuamente por la agilidad y que era referencia para consultar dudas y conocer buenas prácticas. Era la persona encargada de evaluar la madurez del equipo y facilitar, a través de la formaciones internas y experimentos, la adopción del marco de trabajo.   

2. Para ser mejores hay que mejorar

Poco después de comenzar con Scrum se convirtió en hábito revisar cómo trabajábamos, en todos los aspectos. Cada poco tiempo salían nuevas ideas y propuestas, y todas las creábamos en equipo. Juntos optimizamos los flujos de trabajo y acordamos el DoD (la definición de “hecho”) Cambiamos varias veces el formato de la daily hasta que conseguimos adaptarlo a lo que necesitábamos. Revisamos el exceso de documentación que generábamos y lo optimizamos, e incluso reservamos espacios que denominábamos “Mejora continua” donde cada vez uno de nosotros proponía un tema para enseñar al resto. 

Por qué (y cómo) invertir en mejora continua:

Tener retrospectivas, cada dos semanas hizo que nuestro ritmo de mejora creciera de forma exponencial. Gracias a estas reuniones interiorizamos el buscar mejoras, y las ideas y oportunidades comenzaron a ser parte del día a día. Este espacio reservado para nosotros nos permitió también acercarnos como equipo y crear un clima donde todo se podía hablar con confianza y donde también podíamos celebrar nuestros éxitos.

3. En el equipo, todos somos iguales

En el pasado se habían tomado algunas decisiones sin consultar o informar al equipo. A veces esas decisiones no funcionaban y, además, solían generar sorpresa o malestar, así que comenzamos a tomar decisiones en equipo. 

Además, para eliminar silos y fomentar el sentimiento de pertenencia, decidimos repartir ciertas tareas entre todo el equipo y empezamos a tener sesiones de trabajo para hacer colaborativamente actividades que antes igual hacía solo una persona. Para ello invertimos tiempo en formarnos entre compañeros para que todos supiéramos abordar las tareas que no requerían un perfil concreto. 

Por qué romper las jerarquías y promover la igualdad en el equipo:

Juntarnos todos a analizar problemas hace que las soluciones aportadas sean mucho más efectivas y que se adapten a las necesidades de todos, ya que aunamos nuestros conocimientos y experiencias. Ser parte de la toma de decisiones hace que nos sintamos reconocidos y valorados. Y, como equipo, nos hicimos más autónomos y expertos.  

La transparencia es la clave:

Para que un equipo funcione de manera óptima requiere información, esto les habilita no sólo a poder tomar decisiones, sino a tomar las más acertadas. Invertir en transparencia va desde cosas tan materiales como tener buenas herramientas o radiadores de información, tales como un panel Kanban o una lista de correo grupal, a las dinámicas de equipo que fomentas. Evita pensamientos como: “no necesitan saberlo”, “no necesito que lo sepano “lo sé yo y no quiero preocupar a nadie más”, no seas paternalista con tus compañeros de trabajo.

4. Hay que invertir en diseño gráfico

En los comienzos del proyecto, nuestros entregables estaban suficientemente bien. Decidimos que queríamos ser más ambiciosos y crear entregables excelentes, así que invertimos en diseño gráfico. No pudimos imaginar el efecto wow que llegaríamos a causar. 

Por qué el diseño es vital:

El diseño gráfico no solo aportó atractivo a nuestros entregables, sino que nos ayudó a conceptualizar ideas, mejorar la experiencia de usuario y generar una comunicación con mayor impacto.  Confiando en el diseño aportamos mucho más valor, y esto se tradujo en una mejor experiencia del usuario y en una confianza plena del cliente en nosotros.

5. Visualizar y gestionar, pero con las herramientas adecuadas

Cuando comenzamos a interesarnos por entender y mejorar nuestros procesos de ideación, creación y entrega, cuando vimos necesario registrar datos, acuerdos o convenios, y cuando nos dimos cuenta de que necesitábamos gestionar con más mimo el trabajo en curso, comenzamos a investigar y utilizar nuevas herramientas.  

Con Jira podíamos gestionar fácilmente el roadmap, el backlog y el trabajo del sprint y, además, hacer uso de todos los informes de métricas que la herramienta genera para tener datos y optimizar nuestros procesos. Para la gestión documental comenzamos a utilizar Confluence, que poco a poco fuimos poblando con más información relevante que nos facilitaría el trabajo y ayudaría en el onboarding de nuevos compañeros. 

Por qué apostar por las mejores herramientas:

Tener las herramientas adecuadas para visualizar y gestionar la información trajo muchas mejoras y ventajas, como que las personas del equipo fuéramos más autoorganizadas, autónomas y colaborativas o que fuera mucho más fácil definir y cumplir nuestros propios estándares de calidad. Además, se fomentaron en nosotros los valores de la transparencia y la responsabilidad compartida, al tener que mantener viva y actualizada toda esa información. 

6. Un buen equipo es la base de un gran proyecto

Durante todo este tiempo hemos ido entendiendo la importancia de cuidar al sistema, pero también a las personas que lo componen de manera individual. Que no hay que centrarse únicamente en crear un ambiente cordial y distendido, sino crear dinámicas de reconocimiento, apoyo y respeto. Hablamos de ir más allá de realizar acuerdos de equipo. Hablamos de fomentar un espacio donde nos sintamos cómodos, donde podamos bromear y donde podamos compartir sin miedo sentimientos, preocupaciones y anécdotas de nuestra vida. Esto se consigue con dedicación y atención continuas y no con acciones puntuales. El team building no es un evento ni una reunión. 

En nuestro equipo, estamos pendientes de cómo se sienten los compañeros y les llamamos para apoyarlos cuando hay problemas o cuando no están bien. Nos felicitamos los aciertos y nos reñimos cuando alguien dice o hace alguna barbaridad. Apuntamos las fechas de cumpleaños de cada uno de nosotros y nos llamamos para felicitarnos. De vez en cuando, porque queremos, quedamos para comer, para tomar algo, para ir a un escape room o a un karaoke. Cada día, cuando comienza la daily, nos preguntamos cómo estamos y nos escuchamos. Incluso tenemos un canal específico en nuestro Teams para publicar, literalmente, chorradas que nos amenicen el día. Y este ambiente nos da la vida.   

Por qué construir un equipo sano es lo más importante:

Las ventajas de que los miembros de un equipo estén cómodos y de que se generen vínculos es clave para sacar el potencial del equipo. Al tener confianza, no hay miedo de pedir u ofrecer ayuda, de opinar, de proponer ideas o de asumir responsabilidades, de enfrentarse a conflictos de manera sana y constructiva, de no juzgar.  

El cliente como parte del equipo:

Cuando trabajas con  un cliente, es muy normal hablar de ambos roles (proveedores y clientes). Esa relación es un hecho real con un peso muy importante en la dinámica del proyecto, no la ignores, pero tampoco la potencies. El proyecto se va a beneficiar siempre de que el equipo incluya la visión, conocimiento y capacidades de tus clientes. Tenlos muy presentes no solo en tu marco de trabajo, sino también en tu día a día, fomenta con ellos esa cultura de transparencia, confianza y de relaciones humanas. Por experiencia propia podemos decirte, tras años de colaborar codo con codo, que esta dinámica era uno de los mayores puntos fuertes de nuestro proyecto: nos permitía superar retos, pivotar rápidamente, anticipar problemas, etc.

Conclusiones

Lo que de verdad queremos transmitir, los aprendizajes más relevantes que nos hemos llevado y que nos han hecho ser mucho mejores, son estos. Esperamos que os sirvan de inspiración. 

  1. Cuida la cultura de tu equipo, en él trabajan personas y ellas son la clave del éxito
  2. Busca espacios frecuentes para la inspección y adaptación y tendrás mejora continua
  3. Confía en la agilidad, no sólo en sus marcos y métodos sino sobre todo en sus valores
  4. Promueve la transparencia: consulta e informa a tu equipo
  5. Trabajar en equipo es beneficioso en todos los sentidos 
  6. Disponer de las herramientas adecuadas tiene gran impacto: revisa cómo y con qué trabajas
  7. Cultiva una relación fluida, colaborativa y de confianza con cliente 

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