World café, creando redes de conocimiento: #workshops

Diseñar un workshop, todo un reto

Imaginad que tenemos que diseñar un workshop para un equipo de cerca de 50 personas. Los momentos en los que coinciden físicamente todos juntos son muy escasos, con suerte una vez al año, y este workshop debe poder servir para generar interacciones, crear vínculos, establecer complicidades, construir equipo, en definitiva.
 
Necesitamos, por lo tanto, que todos aporten y participen, y también necesitamos conclusiones concretas respecto a los temas que más preocupan en el equipo. Como no, tenemos una ventana de tiempo que no podemos exceder y, es en ese tiempo en el que tenemos que llegar a esas conclusiones.
 
Esta situación la viví la semana pasada en el contexto de una transformación organizativa de una gran empresa. Organicé el workshop en torno a un World Café, técnica de facilitación de workshops de la que quería hablar en este artículo.

World Café, involucrar personas en conversaciones importantes

El World Café es “una poderosa tecnología social para involucrar a las personas en conversaciones importantes, ofreciendo un antídoto efectivo para la rápida fragmentación y la falta de conexión en el mundo de hoy”. Tiene por objetivo facilitar la interacción, compartir ideas, y desarrollar conocimiento grupal, en entornos de grupos “numerosos”, a través de la creación de un ambiente informal (similar a un café).
 
Tiene un formato flexible que, por lo tanto, permite y sugiere adaptación a cada caso específico, y en su formato estándar Consta de un proceso simple y de siete principios.

Los principios de un World Café

Los principios (universales) de un World Café son los siguientes:

1. Establecer el contexto
2. Crear un espacio acogedor
3. Explorar preguntas que importan
4. Fomentar la contribución de todos
5. Conectar perspectivas diversas
6. Escuchar juntos patrones y percepciones
7. Compartir descubrimientos colectivos

 
Es muy importante que todos los participantes sepan cuál es el contexto y los objetivos del workshop. Las conversaciones entonces girarán en torno a estos objetivos, y todos contribuirán a llegar a las conclusiones adecuadas.

Un ejemplo concreto

En el ejemplo de esta semana, la introducción al evento la realizó la persona responsable de la transformación, explicando la situación de la organización y los principales hitos que tenían por delante, los objetivos del workshop e invitando a todo el mundo a participar. En la sala se mantuvieron colgados durante todo el workshop los objetivos, la agenda y los entregables esperados de la sesión.
 
También es clave generar un espacio acogedor, en el que las personas se sientan cómodas, seguras y que invite a las aportaciones de cada uno.
 
En el workshop de esta semana, organizamos la sala en un conjunto de mesas redondas y alrededor de ellas, flipcharts, rotuladores, postits… y café, claro.
 
 

 
En cada una de las mesas se ubicaron las grandes áreas que iban a sufrir transformación, y dedicamos un tiempo al inicio de la sesión para recopilar de una manera estructurada y estándar para todos, la situación actual y los retos que atravesaba cada una de ellas, así como la visión de como debía ser el futuro.
 
A partir de ese resumen, que quedó visible para todos en las mesas, iniciamos el World Café en sí, nombrando para cada mesa un host, una persona que recibiría a los visitantes, les explicaría su área y contribuiría a generar la conversación necesaria para recibir el feedback necesario.
 
Con el host nombrado en cada mesa, y los resúmenes visibles, se iniciaron rondas de veinte minutos donde cada participante podía decidir ir a la mesa que quisiera (las sillas disponibles delimitan el número de personas por mesa).
 
 

 
El host recopilaba el feedback recibido, mientras que los participantes se iban nutriendo también a su vez del trabajo que había hecho cada una de las áreas.
 
Al final, dedicamos un tiempo de trabajo de cada área para procesar todo el feedback. No solo el recibido por el host, sino el de las ideas recogidas de otras mesas de los participantes. Cerramos esa parte de la sesión con la presentación de las conclusiones finales por mesa.
 
El World Café les permitió salir de la sesión con una definición compartida y completa de la situación actual, de dónde quieren ir, y de un primer draft de roadmap a refinar, pero que para ellos, supone un gran primer paso.
 
Además de los resultados tangibles, el workshop contribuyó a alimentar su espíritu de equipo, ya de por sí alto, a generar un entorno de implicación máxima entre todos (es SU transformación). También a visualizar y dejar abiertos unos canales de comunicación que las obligaciones del día a día a veces nos hacen difíciles de ver. En definitiva, generar una red de conocimiento compartido acerca de la transformación.

Conclusión del workshop

Cuando concluimos el workshop, y como siempre, recogimos las sensaciones de los participantes a través de un feedback wall. Acabo este artículo con los aspectos que los asistentes resaltaron como más positivos de la sesión:

• Energía de la sesión
• Pensamiento positivo
• Trabajo de equipo
• Tiempo dedicado a compartir con colegas
• Feedback cruzado